Livve: VvE-software met mogelijkheden

Bij VvE-beheer komt best veel administratie kijken. En bij het beheer van meerdere VvE’s komt nog veel meer papierwerk kijken. Je kunt proberen met Excel hier structuur in aan te brengen, maar het kan ook anders.

Hoe dan?

In opdracht van Inxxx Vastgoedbeheer gingen wij aan de slag om een webapplicatie te bouwen die het beheren van VvE’s net even wat makkelijker maakt. We hebben een webbased applicatie op maat ontwikkeld die voorziet in alles wat komt kijken bij VvE-beheer, inclusief een volledig dubbel-boekhoudsysteem met tekstherkenning van gescande documenten. En dan niet voor één VvE, maar een online applicatie die de boekhouding van honderden VvE’s tegelijk kan bijhouden.

Een veelzijdige webapplicatie

Dan moet je natuurlijk wel weten hoe VvE-boekhouding precies in z’n werk gaat. We hebben ons verdiept in alle processen die hierbij komen kijken, maar ook nagedacht over wie er allemaal betrokken zijn bij VvE-beheer en wat zij verwachten van de applicatie. Livve is namelijk niet alleen een interne applicatie voor Inxxx Vastgoedbeheer, maar ook de portal voor alle VvE-leden. Dat betekent dat je rekening moet houden met rechtenniveaus voor verschillende bestuursfuncties, maar ook met vastgoedinvesteerders die meerdere woningen bezitten en dus in verschillende VvE’s zitten.

Overzicht en geautomatiseerde processen

Met Livve hebben we VvE-software ontwikkeld waarmee je overzicht hebt op verschillende niveaus. Niet alleen Inxxx Vastgoedbeheer heeft overzicht over de verschillende VvE’s, ook beheerders zien in één oogopslag welke taken nog uitgevoerd moeten worden, verspreid over meerdere VvE’s. Daarnaast zijn alle benodigde functies voor beheer en communicatie volledig geautomatiseerd en geïntegreerd binnen één interface. Zaken als herhalende ledenbijdragen, herinneringen, afschrijvingen en overdracht van reserves bij verhuizingen, hoeven dus niet meer handmatig worden uitgevoerd.

Kan het nog makkelijker?

Ja! Want wat ook niet meer handmatig hoeft, is het toevoegen van documenten aan de administratie. Gescande documenten worden door middel van tekstherkenning gelezen, waarbij de leverancier, het factuurbedrag, de factuurdatum maar ook bij welke VvE het document hoort, automatisch worden herkend. Wel zo handig als je met grote hoeveelheden documenten te maken hebt. Tel daar handige geïntegreerde functionaliteiten bij op zoals een ledenadministratie, schademeldingen, vergaderingen en documentenbeheer, en je hebt een puik VvE-beheersysteem te pakken.

Gebruikte technologieën: Ruby Rails