Deze 14 tools gebruiken wij om onze bedrijfsprocessen te automatiseren

Als softwaredevelopers zou je misschien verwachten dat we voor al onze bedrijfsprocessen zelf softwareproducten op maat zouden maken, maar veel van onze bedrijfsprocessen zijn hetzelfde als die van honderden andere bedrijven. Bovendien zijn er veel (gratis) softwarepakketten te vinden om bedrijfsprocessen te optimaliseren. In het kader van ‘sharing is caring’ delen we hier de software die we het meest gebruiken. Dus ben je op zoek naar software voor je administratie, een CMS voor je website of een fijn communicatieplatform (en heb je net als ons hele generieke wensen), dan ben jij misschien ook wel geholpen met de volgende tools.

1. Moneybird

We gebruiken boekhoudprogramma moneybird voor onze administratie. Hiermee sturen we facturen, offertes en beheren we de gegevens van onze klanten. Het is mogelijk om periodieke facturen te genereren en we kunnen eenvoudig pdfjes toevoegen met gemaakte uren en een omschrijving.

2. Jira

Wie het heeft over Agile werken, heeft het over Scrumboards, sprintplanningen en refinementmeetings. Met Jira maken we deze scrumborden, waar we de tickets plaatsen die we in een sprint aan gaan pakken. Klinkt dit nou allemaal als hocus pocus, hier kan je meer lezen over hoe we werken en wat al deze termen betekenen.

3. Employes

Onze loonadministratie doen we met Employes. Hier vinden onze medewerkers al hun loonstroken, officiële documenten en vragen ze eenvoudig verlof aan. Dat scheelt ons een bult administratie!

4. Github

Git gebruiken we om alle code op te slaan die we ontwikkelen. Het levert ons een waterdicht versiebeheersysteem waardoor we de kans op problemen aanzienlijk verkleinen. Bovendien kunnen onze opdrachtgevers hierdoor ook zelf eenvoudig bij hun broncode.

5. Overleaf

In Overleaf genereren we onze contracten. Overleaf is een online LaTeX editor waar we eenvoudig templates in kunnen maken. Bij een nieuwe klant hoeven we dan alleen een paar algemene gegevens in te vullen (zoals de naam, kvk nummer, afgesproken uren, een omschrijving van de werkzaamheden, etc.) en vervolgens rolt daar dan automatisch een volledig contract uit. Je hebt wel een beetje basiskennis nodig van programmeren/LaTeX voor het opstellen van de basis, maar als de templates eenmaal staan kunnen zelfs onze niet-programmeurs (lees: Linda) ermee uit de voeten.

6. Contentful

Contentful is het content management systeem (CMS) waarmee we onze website voorzien van tekst en afbeeldingen. Het is duidelijk genoeg zodat onze content marketeer eenvoudig de website van nieuwe content kan voorzien, zonder dat we het risico lopen dat ze van alles kapot maakt in de broncode.

7. Picnic

We lunchen elke dag samen en Picnic is onze boodschappen-app bij uitstek. We hebben zelfs een speciale ‘picnic-tablet’ waarmee iedereen (lees: Merel) producten toe kan voegen die de week erop worden bezorgd. Picnic bezorgt aan de deur dus we hoeven nooit meer te sjouwen met tassen. Het enige waar we nog iets op moeten verzinnen is het incidentele tripje naar de glasbak.

8. Slack

Slack gebruiken we voor onze communicatie; zowel intern als extern. Voor onze klanten maken we vaak een speciale omgeving aan, zodat de lijntjes tussen opdrachtgever en developer zo kort mogelijk zijn. Slack is een ideale tool voor het stellen van vragen gedurende de dag. Het houdt alle communicatie op één plaats wat het een stuk overzichtelijker maakt.

9. Bitwarden

Voor het opslaan van wachtwoorden gebruiken we Bitwarden. Bitwarden is een wachtwoordmanager die het eenvoudig maakt om wachtwoorden te genereren, op te slaan en te delen met andere mensen binnen het team.

10. Tracking

Oke, tracking is wel zo’n programma wat we zelf in elkaar hebben gezet. Het geeft iedereen bij ons de mogelijkheid om zijn of haar uren te registreren en notities toe te voegen bij de verschillende werkzaamheden. Ook houden we daar verlof- en ziektedagen in bij. Elke maand komt daar dan een keurig overzicht uitrollen waarmee we facturen kunnen opstellen en waar we de loonadministratie mee kunnen doen.

11. Leadinfo

Leadinfo is een ideale tool voor leadgeneratie. Het geeft ons duidelijk inzicht in welke zakelijke bezoekers een kijkje nemen op onze website, hoe ze binnenkomen en welke pagina’s ze bekijken. In combinatie met Google Analytics helpt het met het verbeteren van campagnes en online conversie.

12. Freshsales

Met Freshsales hebben we een CRM-tool in handen voor sales waarmee we onze nieuwe leads en deals kunnen volgen. Het voorkomt dat we prospects onnodig lastig vallen (daar hebben we namelijk een hekel aan), zonder dat we mooie kansen laten liggen.

13. Homerun

Met Homerun maken we het sollicitatieproces van nieuwe medewerkers een stuk eenvoudiger. Door een op maat gemaakte landingspagina (vind je hier) komen sollicitaties binnen op één plek en nodigen we mensen eenvoudig uit voor een gesprek.

14. Drift

Drift is de tool waar we binnen 10KB het meeste discussie over hebben. Het zorgt voor een pop-up schermpje op de website, waarmee mensen eenvoudig contact met ons op kunnen nemen via de chat (dikke kans dat je hem net al hebt weggeklikt). Hoewel we het pup-upje unaniem ‘stom’ vinden, komen er met regelmaat super waardevolle contactmomenten uit. Als je een beter/mooier/stijlvoller alternatief voor ons hebt, laat het dan vooral weten!