workflow
/ˈwɜːk.fləʊ/zelfstandig naamwoord
Een afgesproken volgorde van taken, beslissingen en overdrachten waarmee werk van begin tot eind wordt afgehandeld.
De workflow stuurt een declaratie boven de afgesproken grens eerst naar een leidinggevende.
Een workflow maakt zichtbaar hoe werk door een organisatie gaat. Bij een declaratie kan dat zijn: indienen, controleren, goedkeuren en uitbetalen. Elke stap heeft een verantwoordelijke en voorwaarden om naar de volgende stap te gaan.
Ook de uitzonderingen horen erbij
In de praktijk volgt niet alles de kortste route. Een aanvraag kan onvolledig zijn, een controleur kan afwezig zijn of een goedkeuring kan worden ingetrokken. Een bruikbare workflow beschrijft ook wat er dan gebeurt.
Software kan de huidige status tonen, taken toewijzen en verhinderen dat stappen worden overgeslagen. Medewerkers hoeven daardoor minder vaak na te vragen waar een dossier ligt.
Workflow en automatisering
Een workflow kan volledig handmatig verlopen. Pas wanneer software zelf stappen uitvoert, is er sprake van procesautomatisering. Je kunt dus eerst de workflow beschrijven en daarna bepalen welke taken geschikt zijn om te automatiseren. Een inhoudelijke beoordeling kan bij een medewerker blijven, terwijl herinneringen automatisch worden verstuurd.