VvE-beheer op schaal
Inxxx Vastgoedbeheer beheert honderden VvE's tegelijk. Met LiVvE brachten we boekhouding, automatisering, tekstherkenning en communicatie samen in één portal voor beheerders en leden.
Opdrachtgever
- Branche
- Vastgoed
- Locatie
- Amsterdam
Team
Voor Inxxx Vastgoedbeheer bouwden we LiVvE, een webbased applicatie voor VvE-beheer met een dubbele boekhouding, OCR op gescande documenten en één portal waar beheerders en leden allebei in kunnen.
Het systeem moest direct met schaal overweg: niet één VvE, maar honderden administraties draaien er tegelijk, met overzicht op uiteenlopende niveaus.
De situatie
Veel VvE's, veel rollen, veel administratie
VvE-beheer is een mix van boekhouding, ledenadministratie, vergaderingen, schademeldingen en documentbeheer. Zodra je meerdere VvE's beheert, bots je snel tegen handmatig werk en versnipperde informatie aan.
LiVvE moest dus meer zijn dan een intern systeem voor Inxxx alleen. Bestuurders, beheerders en investeerders met belangen in meerdere panden moeten er veilig en overzichtelijk in kunnen werken, elk met hun eigen rechten en zichtbaarheid.
De vraag achter de vraag
Verder dan Excel en losse documenten
Inxxx zocht geen losse module die één proces afdekt. Ze wilden één omgeving die de hele dagelijkse administratie van veel VvE's tegelijk draagt, inclusief de communicatie naar leden en een boekhouding die zowel juridisch als financieel klopt.
Plan van aanpak
Domeinkennis vertalen naar software die meeschaalt
We zijn diep in VvE-boekhouding gedoken, inclusief alle processen rond bijdragen, afschrijvingen, overdrachten en onderlinge communicatie. Op die basis is LiVvE ontstaan als centrale applicatie voor beheer en ledenportal, gebouwd in Ruby on Rails.
De focus lag op het automatiseren van terugkerende taken en op een rechtenmodel dat de verschillende rollen binnen en buiten een VvE netjes scheidt.
Wat we toevoegen
Boekhouding op schaal Dubbele boekhouding en processen die voor veel VvE's tegelijk kloppen.
Portal en rollen Van bestuur tot investeerders met meerdere panden: rechten en zichtbaarheid goed geregeld.
Minder handwerk Automatisering van bijdragen, herinneringen, overdrachten en communicatie in één interface.
Overzicht en geautomatiseerde processen
Met LiVvE krijgen beheerders in één oogopslag inzicht in hun taken en administratie, gespreid over al hun VvE's. Herhalende ledenbijdragen, herinneringen, afschrijvingen en de overdracht van reserves bij verhuizingen lopen geautomatiseerd, geïntegreerd in één interface.
Daardoor hoeven veel handelingen niet langer apart per VvE te worden uitgevoerd.
Documenten automatisch verwerken
Gescande documenten lezen we in via tekstherkenning. De leverancier, het factuurbedrag, de factuurdatum en de bijbehorende VvE worden automatisch herkend en aan elkaar gekoppeld, zonder dat iemand daar handmatig aan te pas komt.
Dat scheelt tijd bij grote documentstromen en vermindert fouten bij handmatige invoer.
Eén systeem voor beheer en leden
Naast boekhouding en automatisering omvat LiVvE ook modules voor ledenadministratie, schademeldingen, vergaderingen en documentbeheer. Beheerders en leden werken in dezelfde omgeving, ieder met passende toegang per rol.
Resultaat
Administratieve last structureel verlagen
Het resultaat is een VvE-beheersysteem dat de administratieve last structureel verlaagt, en dat tegelijk werkbaar blijft voor iedereen die bij het beheer betrokken is.
Key takeaways
VvE-beheer op honderden administraties tegelijk vraagt om domeinkennis én een strak rechtenmodel — niet om een generiek CRM met een boekhoudmodule.
OCR op gescande facturen en documenten maakt pas waarde als leverancier, bedrag, datum en VvE betrouwbaar worden gekoppeld.
Eén portal voor beheerders en leden vermindert versnippering, mits rollen en zichtbaarheid vanaf het begin goed zijn gemodelleerd.
Automatisering van bijdragen, herinneringen en overdrachten pakt het echte volumeprobleem aan bij vastgoedbeheerders met veel VvE's.
ONS WERK
